תיאום פגישות הוא בין הפעילויות הקלאסיות בעסקים וספציפית, אחת מהפעילויות החשובות במסגרת ניהול משרד. אלה כמה טיפים שימושיים, עבור תיאום מוצלח של פגישות:
מינוי אחראי
כאשר ישנו בעסק מי שמרכז ומנהל את נושא תיאום הפגישות באופן רשמי, הדברים יתבצעו על הצד הטוב ביותר. זה לא חייב להיות עובד פנימי של העסק – ניתן להיעזר גם בשירות טלמיטינג חיצוני לצורך זה. העיקר, שתהיה "כתובת אחת" לנושא זה.
שיפור ניהול לוחות זמנים
אם המשרד לא מנוהל כללית באופן מסודר, גם הפגישות לא ינוהלו היטב. לכן, מומלץ להקפיד קודם כל על ניהול איכותי של לוחות הזמנים במשרד בכלל ולהיעזר באמצעים דיגיטליים שיסייעו בניהול המשרד. בהמשך לכך וכחלק מנושא זה, ניתן לשפר גם את תיאום וניהול לוחות הזמנים בהקשר קביעת פגישות.
ניהול לקוחות יעיל
מטבע הדברים, פגישות רבות בעסקים מתבצעות עם לקוחות. לעתים, בהתאם לאופי העסק ולתחום שבו הוא פועל, זה סוג הפגישות העיקרי ויש במסגרתו צורך בקביעה רבה ויום יומית של פגישות כאלה. ניהול לקוחות יעיל, יסייע לקידום נושא קביעת הפגישות איתם. הדבר מתחיל כבר מ"ניהול לידים", שבמילא חשוב מאוד ומומלץ לבצע באופן מסודר. יש מערכות מידע שמיועדות ספציפית לנהל זאת. ניהול לקוחות יעיל, יתבטא גם בפרטי הפרטים הקטנים למיניהם, דוגמת חזרה מהירה ללקוח שהשאיר פרטים דרך טופס יצירת קשר באתר, בעקבות התעניינות במוצרי החברה.
ניהול משימות מתקדם
ניהול נושא הפגישות, הוא למעשה חלק מהנושא הרחב יותר של ניהול המשימות בעסק וחלק מההיבט של ניהול פרויקטים. עסקים שמנהלים פרויקטים ומשימות באופן שיטתי ומסודר, יקדמו גם את פעילות תיאום הפגישות באופן יותר יעיל. הדבר יכול להתבצע בסיוע תוכנות עזר מתאימות, יומנים פיזיים, תוכנות יומן – כל מה שעובד עבורכם ביעילות. כמובן, פעמים רבות יהיה מדובר על שילוב של אמצעים שונים כאלה.
ניהול זמן
ניהול זמן הוא היבט נוסף של ניהול, אשר תיאום פגישות משתלב בתוכו כמובן באופן טבעי. מדובר בנושא שכדאי לכל הצוות בעסק, כולל מי שעוסקים בתיאום פגישות, ללמוד. הדבר עשוי להתבטא ביציאה לסדנא בנושא זה או בהזמנת הדרכה בנידון בתוך העסק.
ללכת לקראת הלקוח
השתדלו ללכת לקראת הלקוח ככל הניתן, מבחינות כמו פגישה בזמן הנוח לו או במקום שנוח לו (בסניף הקרוב אליו? סניף אחר?). ייתכן שהדבר לא נוח לכם כל כך, אבל חשוב לזכור, שהבאת לקוחות חדשים היא אתגר מרכזי בעסקים. אתגר משני, שגם הוא חשוב מאוד בפני עצמו, הוא שימור לקוחות קיימים. לכן קחו בחשבון גם אפשרות נוספות, כמו פגישות מרחוק (בוידיאו) או הגעה אל הלקוח עצמו.
טיוב נתונים
בסיס המידע שיש לכם על לקוחות פוטנציאליים, הוא נכס חשוב מאוד. אבל המידע שבו עשוי להיות לא מסודר, לא עדכני, לא מדויק (עקב שגיאות הקלדה למשל) ועוד. לכן, בכדי שניתן יהיה למנף אותו לשם תיאום פגישות יעיל, שממנו באמת יצאו כמה שיותר לקוחות בפועל, חשוב לטפל בו כראוי.
הערכות טובה לפגישה
קל להיסחף עם הרצון להשקיע בפגישת כמה שיותר לקוחות פוטנציאליים, אבל אולי עדיף להקדיש חלק מהזמן שיש לכם לנושא זה, להיערכות טובה יותר לפגישות עצמן. הערכות כזו, מסייעת להבטיח שתשיגו את המרב, בתוך הזמן הקצר ביותר. מעשית, הדבר יצמצם מצבים של גלישת השיחה מעבר לזמן שתוכנן עבורה וימקסם את התוצאות מהפגישות (הבאת ושימור לקוחות).
לסיכום
אם תיישמו בחוכמה טיפים אלה ונוספים, תבטיחו שפעילות חשובה ומרכזית זו, תתבצע בצורה יעילה ככל הניתן.
